用 AI 人工智慧塑造專案管理的未來

本文內容翻譯國際專案管理學會（PMI，Project Management Institute）在 2023 Q4 發表的《用 AI 人工智慧塑造專案管理的未來》（Shaping the Future of Project Management With AI）報告的部分內容。2022 年上任的 PMI 總裁兼執行長 Pierre Le Manh 表示：「對專案專業人員來說，人工智慧是引領轉型與提升專案成功率的巨大機遇。」

AI 人工智慧已對專案工作產生影響

人工智慧影響專案工作的執行和專案經理的角色已有一段時日。PMI 的研究表示人工智慧對專案工作帶來的影響會與日俱增並持續擴大。

根據《2023 PMI 專案管理全球年度調查》（2023 PMI Annual Global Survey），21% 的受訪者表示他們一直或經常性的使用人工智慧來管理專案。高達 82% 參與調查的高階領導層表示在接下來的五年內人工智慧將對其組織管理專案的方式產生一定程度的影響。尚未公開發表的 2023 PMI CX 客戶體驗研究結果顯示有 91% 的受訪者認為人工智慧會在未來將對其專業產生適度影響，58% 的受訪者認為人工智慧帶來的影響是重大且具有變革性（Transformative）的。

隨著 OpenAI（開放人工智慧研究中心）在 2022 年 11 月公開發布 ChatGPT，市場開始認識到何謂生成式 AI（GenAI／Generative AI），這也加速了人工智慧對業界帶來的衝擊。身為專案經理，應該思考的是該如何運用人工智慧來提高組織的生產力、效率以及專案成功率？他們必須積極探索和充分利用人工智慧所提供的機會。實際上，精通人工智慧的基礎知識已是不可妥協的條件，這必須成為專案經理的基因。

根據尚未公開發表的 2023 PMI CX 客戶體驗研究的證據表明提升技能的迫切性。因為參與研究的專案經理中僅有約 20% 的人表示他們在人工智慧的工具與技術擁有廣泛或良好的實踐經驗，49% 的人則表示自己在專案管理上幾乎沒有與人工智慧相關的經驗與理解。

那些始終處於新興技術發展前沿並在其組織中推動人工智慧應用的專案經理，將能最佳定位自己以實現職業成功。

在專案管理中採用人工智慧的策略

生成式 AI 可以在許多方面支援專案管理的工作任務。為了產出高品質的結果，工作任務的複雜度越高，人為干預的需求就越高。這裡分享給大家一個可以用於讓生成式 AI 與專案專業人員協同工作的框架。

探索並利用現有生成式 AI 工具的潛力，不妨考慮從兩大主要維度來評估一個專案的任務與成果。第一個維度是複雜度層次（Level of Complexity），從低到高，涵蓋如工作任務中涉及到多少變數、是否涉及到商業背景觀點、是否需要特定的專案管理知識與經驗等因素。第二個維度是完成工作任務需要人為干預的程度（Degree of Human Intervention）。任務越是複雜，就越是需要真人介入。

在這兩個維度內，專案經理可以考慮生成式 AI 所能提供的支援，範圍從自動化（Automation）、協助（Assistance）、到增強（Augmentation）。

自動化 Automation

生成式 AI 可以自動化複雜度低，人為干預程度也低的工作任務，例如：報告的產出、分析含有多種資料類型的文件、會議記錄的匯總、執行計算。＂自動化＂讓專案經理可以創建在不同專案中使用的標準提示詞（Prompt），這些標準提式詞也能被團隊中的其他成員使用，因為這些工作任務通常不需要經驗豐富的專案經理來評估和驗收結果。

協助 Assistance

在＂協助＂層級，專案專業人員可以運用生成式 AI 工具來使他們的分析更加地完善，取得專家審查的初稿，並透過迭代為特定工作任務打造預期產出。生成式 AI 工具產出的結果需要經過精煉（Refinement）、測試（Testing）和互補性分析（Complementary Analysis）後才能被視為完成。一些參考範例：建立成本效益分析的初稿、進行資料分析以供專案範疇變動建議使用、建立排程計畫、執行風險分析。最終結果可能需要經驗豐富的專案專業人員適度人為干預，以確保其完整性與準確性。

增強 Augmentation

在最複雜的＂增強＂層級，專案專業人員可以強化自身現有的能力，並探索和發展出新的能力。這可以協助專案經理執行更為複雜和具策略性的組織或主題工作任務，例如：為專案創造出色的商業案例，並支援具有許多任務相依性和變數的複雜決策。

最終，專案專業人員仍將引導並執行大部分工作，但他們可以利用生成式 AI 獲取洞察並與其進行多次互動來執行特定工作任務。在這個層面，個人對商業和專案管理的深度經驗與知識將會影響最終結果產出的品質。

上圖展示了生成式 AI 可以在特定工作任務中能提供的支援程度，並根據工作任務的複雜度和人為干預程度兩個維度進行對應。

為了從生成式 AI 中獲益，專案專業人員需要全面考慮他們的能力並理解可以採用的不同方法與策略，以便在日常工作中更有效地運用生成式 AI 技術以提高生產力、工作效率和工作速度，並交付成功的專案給組織。

行動方案

• 生成式 AI 可以自動化、協助和增強專案管理工作任務。您和您的團隊準備如何利用生成式 AI 的技術來支援組織內的專案工作呢？
• 生成式 AI 可以支援專案管理工作任務，但任務複雜度增加時仍需人為介入。您打算如何確保組織內的專案經理能對生成式 AI 的產出進行適當的監督呢？
• 您是否正在討論採取新措施，以審查流程、實踐和技術來整合生成式 AI 工具來支援企業專案管理框架呢？